5 formas de ser más productivo en el trabajo

¿Alguna vez te has planteado qué es ser productivo en el trabajo? Muchos piensan que la productividad va relacionada con el número de horas que inviertes en tus tareas o en hacer varias cosas a la vez. Sin embargo, significa que se es capaz de concentrarse en el trabajo que está desempeñando, logrando sus objetivos y optimizando sus procesos de trabajo. En Visualcom te ayudamos a mejorar la productividad de tu negocio con estas 5 formas con las que podrás aprovechar mejor su jornada.

¿Cómo se puede ser más productivo en el trabajo?

1.    Lista de objetivos

Uno de los errores más frecuentes en las empresas es no tener un objetivo claro que alcanzar. En muchas ocasiones se tienen un montón de proyectos abiertos, pero si no sabes cuándo tienes que hacer una entrega, preparar un informe, terminar una tarea concreta, nunca podrás ser productivo. Utiliza herramientas con las que puedes hacer listado de tareas, que puedas compartir con otros miembros del equipo y que podáis actualizar todos.

Por eso, el primer paso para mejorar tu productividad es realizar una lista de objetivos que tienes que alcanzar junto con dos fechas, una que haga referencia a la fecha prevista en la que debe estar como máximo y otra fecha en la que tú crees que puede estar terminado. A veces, ambas fechas pueden ser la misma, es decir, que la fecha tope es la que tú consideras en la que puede estar listo; otras veces, conseguirás sacarlo en un menor tiempo.

2.    Planificación de las tareas

La clave para ser productivo es marcar objetivos y lograr conseguirlos en un tiempo específico. Para ello, además de establecer unos propósitos reales y que sean factibles de alcanzar, hay que planificar al detalle cada tarea. Es necesario contar con un calendario digital el cual puedas ver tanto a vista mensual, semanal como diaria. Así, de un vistazo puedes recordar tus tareas pendientes, plantear nuevas y estar al tanto de todo lo que debes hacer en cada momento.

Utiliza los últimos días de un mes para ir planificando los siguientes y, una de las tareas que debes hacer al comenzar la semana, es repasar todas las tareas que te marcaste para los siguientes días. Si quieres ser productivo, debes evitar la improvisación y ceñirte a las fechas y objetivos que te has marcado.

3.    Revisa los correos en 2 o 3 momentos del día

¿Cómo ser más productivo en el día a día? Evita las distracciones al máximo. Y aunque el correo electrónico es una de las formas que tenemos de comunicarnos en el trabajo, evita mirarlo constantemente ni responder emails nada más que lo recibes. Utiliza solo 2 o 3 momentos en el día para ir chequeando los correos electrónicos que te han ido llegando.

Lo ideal es hacerlo a primera hora del día, a media mañana (pasadas unas 2 o 3 horas de la primera revisión de emails) y emplear la última media hora de la jornada para un último chequeo. Si tienes activadas las notificaciones de cuando recibes un correo, en el asunto puedes ver rápidamente de qué trata un tema. En caso de que haya una urgencia, el propio asunto te lo advertirá o se comunicarán contigo por otra vía más rápida, como por teléfono.

4.    Comunicación con el resto del equipo

Para convertirte en un empleado más productivo también debes tener en cuenta al resto de tus compañeros. Utiliza herramientas que te permitan comunicarte de forma ágil con los demás miembros del departamento o con aquellos que tengáis tareas en común. No pierdas tiempo en reuniones innecesarias, solo hablad el estado de vuestros proyectos cuando realmente tengáis que tomar una decisión importante, ver un resultado o preparar una presentación. Para el resto de las fases del desarrollo es mejor intentar usar métodos de comunicación más ágiles: uso de chats, listados de tareas, carpetas compartidas con documentos, etc.

5.    Herramientas que te ayudan a ser más productivo

Y, por supuesto, debes contar con herramientas de trabajo que te ayuden a que toda tu jornada laboral esté centrada en llevar a cabo tus tareas. En Visualcom te ayudamos con soluciones personalizadas para cada tipo de empresa, según la actividad que desarrollan.

Con Teams podrás aumentar tu productividad, ya que permite crear grupos de trabajo, compartir publicaciones y estar conectados con otras herramientas de Office como One Note, Outlook o One Drive. Este último, permite subir todos los archivos que quieras a la nube, así, estés en el dispositivo que estés puedes acceder a ellos; sin duda, una herramienta indispensable para los que combinan trabajo presencial con teletrabajo.

Trello es otra herramienta que te ayuda a definir y planificar tus objetivos. A través de tus tableros puedes organizar diferentes tarjetas en columnas con opciones como fecha de vencimiento, listados, adjuntar documentos, etiquetar a otros miembros del equipo, etc.

¿Quieres más soluciones para aumentar tu productividad? Contacta con nosotros sin compromiso. Cuéntanos más detalles sobre tu negocio y podremos asesorarte sobre qué herramientas son más adecuadas para que tú y tu equipo podáis ser más productivos y mejorar la rentabilidad de tu empresa.